Bestuur, beheer en aannemer drie-eenheid in VvE-project

VvE Harderwijkoever / Elburgkade en VvE Vollenhoveschans / Urkwal uit Almere kregen als een van de eerste VvE’s vanuit het Nationaal Energiebespaarfonds een VvE Energiebespaarlening toegekend. En niet zo’n kleintje ook: met de gekregen miljoenenlening trekken beide VvE’s samen op om 450 woningen te voorzien van nieuwe kozijnen en daken, en garageplafonds te isoleren. Aan het roer van het project staan het VvE-bestuur, VvE Beheer Groep en onderhoudsbedrijf Biltz, met begeleiding van een accountmanager van het Energiebespaarfonds. Hoe verliep de samenwerking?

Delen op social

Communicatie met bewoners cruciaal

Volgens Barro Luitjes van VvE Beheer Groep was het niet alleen de prijs die doorslaggevend was. “Het was de manier waarop Biltz ons overtuigde. Ze hadden een goed verhaal rondom de communicatie met bewoners. En die bewoner was voor ons het belangrijkste in dit traject.” Voor onderhoudsbedrijf Biltz is omgaan met bewoners niet nieuw. “We weten dat mensen er tegenop zien dat we komen”, zegt William van de Pol van Biltz. “We zeggen tegen hen altijd dat we lawaai en rommel geven, maar dat we het mooi maken. In het project in Almere hebben we te maken met bijna 1.000 bewoners. Elke dag zien we nieuwe mensen. In hun woning halen we de kozijnen eruit als het buiten koud is, maar we geven de overlast een andere wending door de werkzaamheden een beleving te maken. We nemen bewoners als het ware mee op reis en bieden ze tijdelijk een verwarmde woonkamer aan waar ze kunnen verblijven.”

Drie-eenheid in evenwicht

Nog iets waar Luitjes en het VvE-bestuur naar zochten, was een klik met de aannemer. “We wilden als bestuurders, beheerder en aannemer een drie-eenheid kunnen vormen die in evenwicht was”, zegt hij. “Dat is voor een soepel verloop van een langdurig project echt noodzakelijk. Als het bestuur bijvoorbeeld onvoldoende op de hoogte is, mislukt de vertaling naar de bewoners.” Bij Biltz zit het vormen van zo’n eenheid in de genen. Van de Pol: “We zijn het gewend om met iedereen contact te houden. We organiseren klankbordgroepen, bouwvergaderingen, verspreiden bewonersbrochures en spreken de huismeester bij. Een project doen we als team, met allemaal een gezamenlijk belang. Over de kwaliteit van onze producten mag geen discussie zijn, maar dat geldt ook voor het brede pallet aan mensen met wie we werken. We willen ons werk zo uitvoeren dat bewoners het uiteindelijk jammer vinden als we weer gaan.”

Weerstand wegnemen

De opkomst tijdens de stemming in de VvE-vergadering was hoog, evenals het percentage dat voor de plannen stemde. “Het inzetten van modelwoningen was een goed idee”, aldus Luitjes. “We konden daarmee de uitgangspunten van het project beter visualiseren voor de bewoners en kregen hiermee meer neuzen dezelfde kant op.” Van de Pol vindt dat je als aannemer ook in dit stadium al veel kunt doen. “Als de plannen er doorheen zijn, maar de weerstand bij een groep mensen er nog steeds is, proberen we die altijd weg te nemen of te verminderen. We vertellen op een bewonersavond wie we zijn en wat we gaan doen. Of dat helpt of niet, het wordt altijd wel gewaardeerd.”

Benieuwd hoe het proces van begin tot (bijna) eind verliep? Lees het verhaal van het VvE-bestuur op de volgende pagina.


Tips voor VvE-bestuurders/-beheerders

  • Haak vroegtijdig het Natioaal Energiebespaarfonds aan. De ervaren accountmanagers begeleiden je stap voor stap door het financieringsproces.
  • Schakel (onafhankelijke) experts in.
  • Vraag meerdere aannemers om een offerte. Je krijgt lang niet altijd een (positieve) reactie op je aanvraag.
  • Onderzoek hoeveel maatregelen je minimaal moet nemen om in aanmerking te komen voor subsidies of leningen. Soms lijkt een extra maatregel overbodig maar wordt daarmee wel de subsidie toegekend, wat je terug ziet in de kosten.